Implementatie Elektronisch Cliënt Dossier

Implementatie Elektronisch Cliënt Dossier – de aanleiding

Lijn5 heeft gekozen voor een nieuw ECD, welke samen met zuster werkmaatschappijen uitgerold gaat worden. De werkmaatschappijen zijn al 18 maanden bezig met de voorbereidingen, Lijn 5 heeft besloten om hieraan deel te nemen.

De uitdaging

Lijn5 bevindt zich in een transitiefase, waarbij de ondersteunende diensten worden gereorganiseerd. Binnen deze context dient Lijn5 samen met de zuster werkmaatschappijen een nieuw ECD implementeren. Hierbij heeft Lijn5 als enige een volledige focus op het bieden van behandeling binnen de jeugdzorg. Tevens heeft de software leverancier nog weinig ervaring in de jeugdzorg.

De aanpak

In samenwerking met de zustermaatschappijen is er waar mogelijk gezocht naar synergie. Voor een implementatie van een ECD is het echter veelal maatwerk per organisatie, financieringsvorm en behandelmethodiek.

Bij de start zijn we uitgegaan van een volledige administratieve overgang naar het ECD, voor continuïteit in de facturatie en cashflow. Voor het inhoudelijk ECD gaan we werken aan een light versie, zodoende in een vervolgtraject er vanuit de hulpverlening gewerkt kan worden aan de volledige dossier.

Met de leverancier en inhoudsdeskundigen zijn de financiële en administratieve processen en contractafspraken ontworpen, ingericht en geïmplementeerd in het ECD, ondersteunende en primair proces.

Voor het light dossier hebben we met leverancier en gedragswetenschappers een minimale set van het dossier vastgesteld, deze ontworpen, ingericht en geïmplementeerd in het ECD.

Voor het opleiden van de 500 gebruikers hebben we gekozen voor het train de trainer concept. Waardoor we de kennis langdurig kunnen borgen binnen de organisatie.

Samen met de nieuwe leverancier hebben we de conversie technisch uitvoerig voorbereid en geïmplementeerd. Ingecalculeerde uitval en handmatige aanvulling zijn door het projectteam en toekomstige gebruikers doorgevoerd en gevalideerd.

De Man Interim vervult de rol van projectmanager.

De doelstelling

De doelstelling is om het ECD, binnen bestaande reorganisatie in een tijdbestek van 6 maanden te implementeren. Dit betekend dat de applicatie ingericht moet worden voor de jeugdzorg (zijn de eerste jeugdzorg cliënt) en over 4 regio’s uitgerold moet worden.

Het resultaat

Het resultaat is een volledig en juiste inrichting van de basisadministratie, inclusief dataconversie en procesimplementatie. Daarnaast is er een light versie van het dossier opgetuigd. Per 1 januari is men gestart met de basisadministratie. Het dossier wordt gedurende 8 weken uitgerold over de regio’s.

Meer weten?

Neem contact op met Bart de Man, De Man Interim.
Bart is telefonisch bereikbaar op 06-50 454 801, per e-mail op bart@dmi.nu.

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email